tugas softskill " implementasi sistem informas ".

Pertanyaan:

Jelaskan tentang :
1. Kebutuhan akan Sistem Informasi
2. Prinsip Pengembangan Sistem Informasi
3. Tahapan Pengembangan Sistem Informasi

Jawaban:

1. Kebutuhan akan Sistem Informasi:


Informasi merupakan hal yang dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data. Informasi yang diperoleh melalui suatu sistem dan teknologi merupakan suatu pengetahuan yang akan digunakan untuk pengambilan suatu keputusan.

Atau ;

Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk
mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual,
model manajemen dan basis data.


Pada suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti :

* Perangkat keras (hardware) : mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, server, dan printer.

* Perangkat lunak (software) atau program : sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.

* Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan keluaran yang dikehendaki.

* Orang : semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.

* Basis data (database) : sekumpulan tabel, hubungan, data grafis, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

* Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.


Dalam Tahapan Pembangunan Sistem Informasi. Sistem Informasi diperlukan untuk beberapa tahapan yang satu sama lain saling berkaitan dan merupakan suatu siklus yang tidak pernah berhenti. Adapaun tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut :


A. Identifikasi
Pemahaman awal perlunya pembuatan sistem informasi dan permintaan formal untuk mengembangkan sistem informasi.


B. Inisiasi dan Perencanaan
Untuk menentukan spesifikasi kebutuhan dan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi dapat membantu penyelesaian permasalahan. Pada tahap ini dibuat keputusan perlunya dibuat suatu aplikasi atau mengembangkan aplikasi yang sudah ada.


C. Analisis
Melakukan analisis untuk membuat spesifikasi dan mengstrukturkan kebutuhan pengguna serta menseleksi aplikasi lain yang sudah ada. Pada tahapan ini akan diperoleh spesifikasi fungsional sistem.


D. Perencanaan Logika
Mendapatkan dan menstrukturkan kebutuhan sistem informasi secara keseluruhan. Pada tahap ini akan diperoleh spesifikasi rinci data, laporan, tampilan, dan aturan pemrosesan.


E. Perancangan Fisik
Mengembangkan spesifikasi teknologi yang akan digunakan, pada tahap ini akan diperoleh struktur program dan basisdata, serta perancangan struktur fisik.


F. Implementasi
Pembuatan program dan basisdata, melakukan instal dan menguji sistem. Pada tahapan ini akan diperoleh program aplikasi dan dokumentasi.


G. Pemeliharaan
Melakukan pemantauan kegunaan dan fungsi sistem, serta melakukan audit sistem secara periodik.

2. Prinsip Pengembangan Sistem Informasi

Hal mendasar dalam pengembangan sistem

Penganalisa sistem merupakan bagian dari tim yang berfungsi mengembangkan sistem yang

memiliki daya guna tinggi dan memenuhi kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan ini

dipengaruhi sejumlah hal,yaitu :


• Produktifitas, saat ini dibutuhkan sistem yang lebih banyak, lebih bagus dan lebih cepat.

Hal ini membutuhkan lebih banyak programmer dan penganalisa sistem yang berkualitas,

kondisi kerja ekstra, kemampuan pemakai untuk mengambangkan sendiri, bahasa

pemrograman yang lebih baik, perawatan sistem yang lebih baik (umumnya 50 % sampai

70 % sumber daya digunakan untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaian

perangkat lunak dan perangkat pengembangan sistem yang terotomasi.


• Realibilitas, waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secara umum menghabiskan

50% dari waktu total pengembangan sistem.

Dalam kurun waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan di berbagai perusahaan

mengalami kesalahan dan ironisnya sangat tidak mudah untuk mengubahnya. Jika terjadi

kesalahan, ada dua cara yang bisa dilakukan, yaitu melakukan pelacakan sumber

kesalahan dan harus menemukan cara untuk mengoreksi kesalahan tersebut dengan

mengganti program, menghilangkan sejumlah statement lama atau menambahkan

sejumlah statement baru.


• Maintabilitas, perawatan mencakup ;

- modifikasi sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk meningkatkan

kecepatan pemrosesan (yang memegang peranan penting dalam pengoperasian

sistem),

- modifikasi sistem sesuai perkembangan kebutuhan pemakai. Antara 50% sampai 80%

pekerjaan yang dilakukan pada kebanyakan pengembangan sistem dilakukan untuk

revisi, modifikasi, konversi,peningkatan dan pelacakan kesalahan.

Sewaktu Anda melakukan proses pengembangan sistem, beberapa prinsip harus tidak boleh dilupakan. Prinsip-prinsip ini adalah sebagai berikut ini:

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. Pada waktu Anda mengembangkan sistem, maka prinsip ini harus selalu diingat.

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.

Sistem informasi yang akan Anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.

Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Seperti halnya dengan investasi modal lainnya yang dilakukan oleh perusahaan, maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini:

Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi

Bila alternatif yang ada diabaikan dan sudah terlanjur menanamkan dana ke suatu proyek investasi tertentu, maka investor akan kehilangan kesempatan untuk menanamkan dananya ke investasi yang lain. Ekonom menyebut hal ini dengan istilah biaya kesempatan (opportunity cost). Misalnya Anda mempunyai dana sebesar Rp X,- dan bila di investasikan ke proyek A akan mendapatkan keuntungan sebesar Rp A,-, maka Rp A,- ini yang disebut dengan opportunity cost. Bila Anda tidak menginvestasikan dana Anda sebesar Rp X.- tersebut ke proyek A, tetapi ke proyek B, maka proyek B harus memberikan hasil lebih besar dari opportunity cost yang hilang akibat tidak diinvestasikan ke proyek A. oleh karena itu dari beberapa alternatip investasi yang ada harus di investigasi untuk menentukan alternatip yang terbaik atau yang paling menguntungkan.

Investasi yang terbaik harus bernilai.

Belum tentu alternatip terbaik merupakan investasi yang menguntungkan. Investasi terbaik ini memang menguntungkan dibandingkan dengan alternatip yang lainnnya, tetapi untuk investasi terbaik ini sendiri harus juga diukur. Investasi ini baru dikatakan menguntungkan bila bernilai yang artinya manfaat (benefit) atau hasil baliknya lebih besar dari biaya untuk memperolehnya (cost). Cost-benefit analysis atau cost-effectiveness analysis dapat digunakan untuk menentukan apakah proyek investasi tersebut bernilai atau tidak.

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik.

Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan. Terdidik disini bukan berarti harus secara formal duduk di perguruan tinggi, tetapi dapat dilakukan secara latihan kerja (on the job training). Analis sistem harus mempunyai pendidikan terhadap masalah yang dihadapinya. Tidaklah mungkin seorang analis sistem akan mengembangkan suatu sistem informasi bisnis tanpa mempunyai pengetahuan sedikitpun tentang bisnis atau akan mengembangkan sistem informasi akuntansi tanpa mengetahui pengetahuan sedikitpun tentang akuntansi dan teknologi komputer. Bagaimana mungkin nantinya analis sistem ini akan berkomunikasi dengan manajemen dan programmer yang akan membuat programnya. Demikian juga dengan pemakai sistem harus merupakan orang yang terdidik tentang sistem ini dan dapat dilakukan dengan memberikan on-the-job training kepada mereka tentang cara menggunakan sistem yang diterapkan.

4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.

Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya. Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan. Untuk maksud ini sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus dibuat terlebih dahulu skedul kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan sistem dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan anggaran yang direncanakan. Siklus atau Daur Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle atau SDLC) umumnya menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas kerja yang harus dilakukan. Beberapa methodology pengembangan sistem juga menyediakan lebih terinci konsep kerja yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.


5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.

Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah sedemikian. Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan secara bersama-sama. Ingatlah waktu adalah uang. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat melakukan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak, yaitu sewaktu proses pengadaan hardware.

6. Jangan takut membatalkan proyek.

Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu, dimana suatu proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas. Keraguan untuk terus melanjutkan proyek yang tidak layak lagi karena sudah terserapnya dana kedalam proyek ini hanya akan memubang dana yang sia-sia. Ekonom menyebut dana yang sudah terserap ini dengan istilah sunk cost dan sunk cost ini tidak relevan untuk digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, karena biaya ini sudahtidak dapat ditarik kembali. Jika proyek yang tidak layak masih terus dilanjutkan lagi, maka dana berikutnya yang terserap akan sia-sia.

7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.Kegagalan untuk membuat suatu dokumentasi kerja adalah salah satu hal yang sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analis sistem. Banyak analis sistem yang membicarakan pentingnya dokumentasi. Mereka membuat dokumentasi hasil dari analisis setelah mereka selesai mengembangkan sistemnya dan bahkan ada yang tidak membuat dokumentasi ini. Dokumentasi ini seharusnya dibuat pada waktu proses dari pengembangan sistem itu sendiri masih dalam proses, karena dokumentasi ini dapat dihasilkan dari hasil kerja tiap-tiap langkah di pengemangan sistem. Dokumentasi yang dibuat dan dikumpulkan selama proses dari pengembangan sistem dapat digunakan untuk bahan komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem dan dapat digunakan untuk mendorong keterlibatan pemakai sistem.


3. Tahapan Pengembangan Sistem Informasi


Tahapan tahapan Pengembangan Sistem Informasi
Secara umum sebagai berikut:
1. Survei sistem / Preliminary.
· Identifikasi Permasalahan, Peluang atau Arahan.
· Definisi Lingkup Kerja.
· Penyusunan Proposal.

2. Analisis Sistem.
· Analisis sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang mendekomposisi sebuah sistem menjadi komponen-komponen penyusunnya dalam rangka mempelajari lebih jauh bagaimana komponen sistem tersebut bekerja dan berinteraksi dengan komponen lainnya untuk suatu tujuan tertentu.
· Desain sistem adalah kelanjutan dari teknik pemecahan masalah yang merangkai kembali komponen-komponen sistem menjadi satu kesatuan sistem yang utuh dengan harapan telah terbentuk perbaikan sistem.
· Analisis sistem dapat di artikan juga sebagai protes untuk memahami sistem yang ada dengan menganalisis jabatan dan uraian tugas, proses bisnis, ketentuan atau aturan yang ada, masalah dan mencari solusinya,dan berbagai rencana perusahaan.
· Pendekatan analisis sistem biasanya meliputi dalam metodologi pengembangan sistem, missal pendekatan Structured Analysis Design, Information Engineering, Object-Oriented Analysis, Accelerated Analysis, Requirements Discovery, Business Process Reengineering, Fast, dll.

3. Desain Sistem
Analis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what?
Desain sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan how?
Desain berkonsentrasi pada bagaimana sistem dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis.
Manfaat desain sistem adalah memberikan gambaran rancang bangun (blue print) yang lengkap, sebagai penuntun (guideline) bagi programmer dalam membuat aplikasi.
System informasi yang terkomputerisasi setidaknya terdiri dari :
· Hardware : Terdiri dari komponen input, proses, output, dan jaringan.
· Software : Terdiri dari sistem operasi, utilitas, dan aplikasi.
· Data : Mencakup struktur data, keamanan dan integritas data.
· Prosedur : Seperti dokumentasi, prosedur sistem, buku petunjuk operasional dan teknis.
· Manusia : Pihak yang terlibat dalam penggunaan sistem informasi.
Beberapa hal yang dilakukan dalam desain sistem adalah :
· Pemodelan sistem.
· Desain basis data.
· Desain aplikasi.
· Desain perangkat keras / jaringan.
· Desain jabatan / deskripsi pengguna.

4. Pembuatan Sistem
Lakukan testing aplikasi, diantaranya :
· Testing performa.
· Testing program logic / sintaks.
· Testing implementasi bisnis rules.
· Testing factor manusia.
· Testing bisnis proses / prosedur.
· Testing efisiensi input.
· Testing output.

5. Implementasi Sistem
Beberapa hal yang juga penting diperhatikan dalam implementasi sistem adalah :
· Konversi
Biasanya diperlukan konversi dari sistem lama ke sistem baru, apalagi jika sebelumnya juga telah menggunakan aplikasi terkomputerisasi.
· Pelatihan
Lakukan pelatihan secara menyeluruh untuk setiap pihak yang menggunakan. Jangan lakukan sosialisasi kepada pihak pihak yang terlibat dalam system namun tidak menggunakan aplikasi sistem secara langsung.
· Testing penerimaan
· Lakukan testing selama periode tertentu sebagai proses belajar.

6. Pemeliharaan Sistem
Tahapan pemeliharaan sistem mencakup seluruh proses yang diperlukan untuk menjamin kelangsungan, kelancaran, dan penyempurnaan sistem yang telah dioperasikan.
Beberapa hal yang harus dilakukan :
· Pemantauan pengoperasian.
Libatkan tim pengembang untuk memantau secara langsung pada waktu waktu tertentu mengenai bagaimana pihak pihak pengguna mengoperasikan sistem yang dibuat.
· Antisipasi gangguan kecil (bug).
Biasanya selalu ada gangguan kecil dalam suatu aplikasi yang baru dikembangkan.
· Lakukan penyempurnaan.
· Antisipasi factor factor luar.
Virus, kerusakan atau kehilangan data, atau sistem diakses oleh pihak luar.